Tips & tricks   tips en tricks informatiebeheer en archivering

Wat wel en wat niet digitaal archiveren?

Wel of niet digitaal archiveren

Sept. 2017
We krijgen veel vragen over wat je nu eigenlijk wel en wat je niet in uitsluitend digitale vorm mag bewaren.
Welnu, de wet is hierin niet in alle gevallen duidelijk. Wel duidelijk is dat de meeste documenten in digitale vorm gearchiveerd mogen worden (en daarvoor dus geen papieren schaduwarchief hoeft te worden aangehouden). Uitzonderingen worden gevormd door de balans en resultaatrekening van een organisatie; deze dienen nog altijd op papier te worden bewaard. Dit geldt ook voor minuutakten, grossen en een aantal andere stukken door 'officiele' instanties (notariaat, rechtbank) opgemaakt.

Maar wat als er een handtekening in het geding is?
Als papieren documenten voorzien zijn van een 'natte' (geschreven) handtekening, en deze worden gedigitaliseerd (dus gescand), dan geldt voor dat digitale exemplaar de zogenaamde 'vrije bewijskracht'. M.a.w: de rechter is vrij om dit digitale document al dan niet als bewijsstuk te erkennen.
Papieren stukken met handtekening bezitten daarentegen zogenaamde 'dwingende bewijskracht'. De rechter dient deze hoe dan ook te erkennen als bewijsstuk, tenzij een wederpartij bijvoorbeeld kan aantonen dat dit document of de handtekening gefalsificeerd is. Overigens zullen documenten die vrije bewijskracht bezitten bijna altijd door de rechter als bewijsstuk worden behandeld.

Maar toch, we willen zekerheid. In dat geval is het beste uitgangspunt om bij grotere organisatorische, dan wel financiele belangen, een stuk met handtekening altijd in papieren vorm te bewaren. Alleen dan heb je de garantie van 100% dwingende bewijskracht!