Bewaar de afsprakenagenda 7 jaar, ook digitaal!

Het einde van het jaar nadert. Bijna tijd om de oude agenda af te sluiten en de nieuwe te openen.
Volgens belastingwetgeving moet de eigenaar of bestuurlijk verantwoordelijke van een organisatie zijn/haar afsprakenagenda minimaal 7 jaar bewaren. Als zodanig maakt de agenda onderdeel uit van de (financiele) administratie van de organisatie. En ook daarvoor geldt de bewaarplicht van 7 jaar. Van die verplichting tot bewaren van de agenda zijn alleen de geheimhouders ontheven: notarissen, advocaten, artsen, apothekers en bekleders van een geestelijk ambt. Het bewaren c.q. archiveren mag digitaal. Maar hoe doe je dat?

De beste manier om een digitale agenda te archiveren is door deze weg te schrijven als ICS-bestand (iCalender). Dit kan in de meeste agenda- en e-mailpakketten, zoals Outlook, Windows Live Mail, IBM Notes en Google Calendar. In Outlook open je daartoe simpelweg je agenda, kiest menu "Bestand" en vervolgens "Agenda opslaan". Er wordt dan een venster geopend, waarin je ziet dat automatisch het ICS-formaat is geselecteerd. Laat dit zo staan. Klik op "Meer opties" om een periode aan te geven en om enkele andere instellingen op te kunnen slaan. Geef een naam (bijv. "Agenda CvB 2019"), kies een map en sla het bestand op.
Bij voorkeur maak je zo'n bestand per kalenderjaar. Het gemaakte agendabestand kan in alle bekende e-mail-clients en agendapakketten worden geopend voor inzage/controle etc. Het is digitaal duurzaam.

Indien je de agenda niet (meer) beschikbaar hebt dan loop je het risico dat de belastingdienst je administratie gaat "verwerpen", hetgeen o.a. tot gevolg heeft dat bij een fiscale procedure de bewijslast omgekeerd gaat worden.