Hoe archiveer je archiefwaardige e-mail?

Ook e-mail dient gearchiveerd te worden als er aspecten als bewijskracht, verantwoording, of wettelijke bewaartermijnen aan 'hangen'. Daarin verschilt e-mail niet van andere digitale documenten of fysieke (papieren) stukken.
Deze zogenaamde archiefwaardige e-mail wordt het beste buiten het e-mailsysteem bewaard. Daartoe schrijf je het e-mailbericht weg als een bestand in de map waar ook andere bestanden staan die met hetzelfde onderwerp, werkproces of zaak te maken hebben. Je kunt de volgende richtlijnen aanhouden:

- E-mailberichten die korter dan 7 jaar moeten worden bewaard (dat zal de meeste e-mail zijn): opslaan als msg-bestand (Outlook) of PDF of PDF/A (Outlook/Gmail etc.).
- E-mailberichten die langer dan 7 jaar bewaard moeten worden: opslaan als PDF/A-bestand.

Een bijlage bij de e-mail sla je 'los' op, uiteraard in dezelfde map als waarin het mailbericht wordt opgeslagen. Eventueel kun je in de bestandsnaam opnemen dat er een bijlage bij het mailbericht zit (middels de aanduiding 'B' of iets dergelijks). Uiteraard zie je dit ook zodra je het bericht opent.