Microsoft OneNote: de onontdekte parel

Een kleine drie jaar geleden schreven we er al over: OneNote. Een veelal onontdekte parel in het Microsoft Office-pakket.
Iedereen die met Office werkt beschikt er over. We gaven aan dat OneNote niet alleen een 'simpel' notitieblok is, maar dat je in zo'n notitieblok ook allerlei documenten, audiofragmenten en afbeeldingen kunt invoegen. Bovendien kunnen allerlei checklists, actielijsten en taken worden gegenereerd. Maar wat zijn nou concrete gebruiksdoelen in de praktijk?

Welnu, OneNote kan gebruikt worden voor bijna alle processen waarmee documenten, notities, afbeeldingen etc. moeten worden gedeeld, bewerkt en bewaakt gedurende een bepaalde tijd. E-mailberichten en allerlei links kunnen eveneens worden toegevoegd. Concrete voorbeelden voor het gebruik van OneNote zijn:

• Vergaderingen: zet vergaderinfo en vergaderstukken klaar voor iedereen, doe de notulen erbij, maak actie- en besluitenlijsten, maak er aantekeningen bij etc.
• Maak een notitieblok voor bijv. totstandkoming van een jaarverslag, compleet met bijgehorende stukken, informatie, taken etc. Dit kan evenzo voor beleidsnotities.
• Evenementen en reizen: hou deelnemers op de hoogte van de voorbereiding, neem reisroutes op, vluchtgegevens, praktische info etc.
• Projecten: zet de planning en het projectplan erin, hou acties en voortgang bij, voeg projectdocumenten toe etc.
• Wiki: maak een kennisbank omtrent een of meerdere onderwerpen, met links, tekstuele info en plaatjes (vergelijkbaar bijvoorbeeld met Wikipedia). Deel deze kennis in de organisatie en laat ook anderen een bijdrage leveren.

In OneNote kun je verschillende onderdelen binnen zo'n proces handig indelen met tabs (met verschillende kleurtjes). In het voorbeeld van vergaderingen zou je bijvoorbeeld de volgende tabs per vergadering kunnen hanteren:
- algemeen (deelnemers, tijd, locatie etc.)
- voorbereiding en agenda
- vergaderstukken/-bijlagen
- notulen
- acties en besluiten

Ervaar hoe handig het is dat je OneNote op al je apparaten kunt gebruiken (indien je organisatie dat toestaat uiteraard).
Je deelt de informatie met bepaalde personen, werkt samen aan notities en documenten, en schermt eventueel bepaalde secties af middels rechten. Versiebeheer is eveneens mogelijk.

Kortom: geef OneNote een kans en ontdek de veelzijdigheid van deze applicatie!