Tips & tricks   tips en tricks informatiebeheer en archivering

Is uw archivering op orde?

check of uw archivering op orde is

Okt. 2017
Doe hier de check en beantwoord de 10 onderstaande vragen. Geef per vraag scores van 1-4:
1 staat voor helemaal oneens, 4 voor helemaal eens. Tel daarna de scores bij elkaar op.

1. Ik kan over het algemeen de benodigde documenten snel terug vinden.
2. Ik heb geen stapels documenten die nog gearchiveerd moeten worden (achterstanden).
3. Ik constateer (bijna) nooit aanwezigheid van dubbele documenten (fysiek of digitaal).
4. Ik weet wat gearchiveerd moet worden, ik archiveer bijna nooit 'voor de zekerheid'.
5. In 1 map komen bijna nooit meer dan 100 documenten voor.
6. Digitale documenten print ik bijna nooit, ik archiveer ze digitaal.
7. Ik weet voor welke documenten ik dossiers aan moet leggen en voor welke niet.
8. Een groot deel van mijn digitale documenten is buiten mijn e-mailsysteem opgeslagen (Outlook, Gmail, etc.).
9. Ik ben bekend met bewaartermijnen voor de meeste documenttypen in onze organisatie.
10. We hebben een dynamisch en statisch archief en overheveling en sanering vindt jaarlijks plaats.

UITLEG SCORE:
0-12: U ondervindt dagelijks problemen met de archivering, kunt documenten niet goed terugvinden, systematieken functioneren niet en waarschijnlijk ontbreekt het aan procedures. Er is een flinke verbeterslag te maken in (bijna) alle geledingen van het archiveringsproces!
13-22: Archivering wordt door u als lastig ervaren, er zijn veel verbeterpunten. De vinger zal op de zere plekken moeten worden gelegd en deze zullen aangepakt moeten worden.
23-31: Er gaat best veel goed, maar er zijn wel enkele verbeteringen in het archiveringsproces mogelijk.
32-40: De archivering verloopt over het algemeen goed. De door u gehanteerde systematieken werken, en u ervaart weinig problemen.